Trzeba wiedzieć, jakie koszty podróży służbowych podróżnych można legalnie odliczyć na zeznaniu podatkowym Niestety, odpowiedź nie zawsze jest prosta. Odliczenia podatkowe związane z podróżami mogą być trudne do wykrycia. To naprawdę zależy od indywidualnych okoliczności podróżujących w interesach.
Polityka podróży służbowych, miejsca podróży, przepisy i procedury dotyczące podróży IRS, podróż w jedną stronę w porównaniu z podróżami w czasie, podróże zagraniczne kontra krajowe i adekwatność prowadzenia dokumentacji to czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o tym, co faktycznie należy odliczyć od podatku. powrót.
Dlaczego ulgi podatkowe na podróże nie są tak proste
IRS nadal dokładnie przygląda się odliczeniom z podróży służbowych. Wraz z Kongresem IRS wygenerował złożony zestaw praw, przepisów, procedur i zasad dotyczących podróży służbowych , mających na celu ograniczenie niektórych z postrzeganych nadużyć. Jednakże spowodowało to znaczną złożoność procesu.
Niestety, wraz z dodatkową złożonością, wahadło zmieniło się w drugą stronę. Dzisiaj, zarówno osoby podróżujące wracające, jak i bezzwrotne, mogą z łatwością i błędnie założyć, że nie są uprawnione do odliczeń za podróż w czasie, gdy tak naprawdę mogą być. Ponadto osoby podróżujące w celach służbowych zazwyczaj opierają się na własnych, zdroworozsądkowych definicjach kosztów podróży służbowych, na które mogą lub nie mogą wpływać własne zasady dotyczące podróży służbowych. Jednak IRS definiuje wydatki na podróże służbowe szerzej niż zarówno zdrowy rozsądek, jak i wiele polityk firmy.
Jednakże ubieganie się o wszystkie koszty podróży służbowych IRS, do których podróżujący w interesach jest uprawniony, wymaga przejścia przez labirynt wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji, w niektórych przypadkach pokwitowania mogą w ogóle nie być wymagane, aw innych przypadkach pokwitowania mogą nie być wymagane. dość!
Urząd skarbowy nie ograniczył się tylko do postrzegania nadużyć w zakresie podróży służbowych, ale utrudniał, a nawet uniemożliwiał przeciętnemu podróżnemu biznesowemu pewny dostęp do wszystkich uzasadnionych ulg w podróżach.
Śledzenie kosztów podróży
Jak każdy podróżujący służbowo wie. wydatki na drodze mogą się sumować.
Właśnie dlatego wiele usług śledzenia wydatków online jest już dostępnych dla osób podróżujących służbowo. Wiele z tych usług jest wykorzystywanych do realizacji planów zwrotu kosztów podróży służbowych, generowania raportów o zwrotach od klientów lub po prostu do śledzenia podstawowych kosztów podróży, a wiele z nich oferuje aplikacje, które teraz umożliwiają przechwytywanie rachunków za pomocą telefonu.
Chociaż usługi te dobrze spełniają zamierzone funkcje, nie są przeznaczone do śledzenia i raportowania kwot faktycznie odliczanych przez podróżujących w interesach od jego zeznania podatkowego. Jednakże usługi te mogą być wykorzystane jako dobry punkt wyjścia do 1) generowania kosztów podróży kosztów faktycznie podlegających odliczeniu na podstawie własnego zeznania podatkowego i 2) spełnienia labiryntu zasad IRS i sądu podatkowego, które ustalają "ciężar dowodu" wymaganego, aby ubiegać się o te potrącenia. Wiele sprawozdań rocznych tych służb będzie musiało zostać zmodyfikowanych lub zmienionych, aby móc wnioskować o wszystkie odliczenia podatkowe i jednocześnie spełniać wymagania IRS.
Ponieważ wszystko jest droższe w drodze, konieczne jest śledzenie każdego centa wydanego podczas podróży służbowych, nawet w przypadku "osobistych" wydatków, a nawet gdy rachunki zostały utracone, zagubione lub w inny sposób niedostępne, na przykład z wskazówki.
W końcu, w czasie podatkowym, nawet te wydatki mogą podlegać odliczeniu.
Porady podatkowe dla podróżujących służbowo w celu maksymalizacji odliczeń
Pamiętaj o tych wskazówkach podatkowych podczas śledzenia kosztów podróży służbowych:
- Zawsze zachowuj swoje rachunki! Może być niemożliwe zachowanie każdego paragonu, a nawet uzyskanie paragonu dla każdego pojedynczego wydatku. IRS o tym wie i wdrożyli zasady, aby pomóc tym podatnikom. Jednak, chociaż niektórzy mogą powiedzieć, że rachunki nie są wymagane w przypadku wydatków poniżej 75 USD, nie daj się oszukać. W takich przypadkach może być wymagany dziennik. Najlepszą zasadą jest trzymanie każdego potwierdzenia.
- Zawsze utrzymuj zapis zwrotu kosztów. Zasady zwrotów firmy są klasyfikowane zgodnie z różnymi wytycznymi IRS i rzeczywistymi kwotami zgłaszanymi do IRS. Nawet jeśli otrzymasz zwrot kosztów, możesz nadal kwalifikować się do odliczeń podatkowych.
- Zaloguj się w rzeczywistych lokalizacjach, do których podróżujesz. Możesz mieć prawo do potrącenia "standardowych" kwot za takie rzeczy, jak posiłki i koszty dodatkowe w zależności od tego, gdzie podróżujesz. W wielu przypadkach te standardowe kwoty mogą być większe niż faktycznie wydane.
- Odejmij trochę osobistych wydatków, gdy jesteś w drodze. Ale bądź ostrożny w tym obszarze. IRS wie, że ponosisz dodatkowe koszty utrzymania podczas podróży, których nie musiałbyś ponosić, gdybyś pracował z domu. Oczywiście, im bardziej "osobiste" są te przedmioty, a im większa kwota w dolarach, tym więcej będą podlegać kontroli. Nie chciałbyś kupować nowego samochodu podczas podróży i nazwać go "dodatkowym kosztem życia" podczas podróży służbowych, ale wiele osobistych lub powtarzających się wydatków na życie w czasie podróży, takich telefonów komórkowych, rozrywki, artykułów higienicznych i ponadprzeciętnych. licznik leków, żeby wymienić tylko kilka, można odliczyć. Ponownie należy zastosować rozsądne limity, a dokumentacja jest nadal wymagana.
Podczas zbliżania się do nowego roku podróży biznesowych należy pamiętać o tych podstawowych zasadach, a Ty i Twój doradca podatkowy będziecie na dobrej drodze do bezpiecznego ubiegania się, odliczania i obrony uzasadnionych kosztów podróży.